নিজস্ব প্রতিবেদক:

শিক্ষার্থীদের ভোগান্তি কমানো এবং আবাসিক হল ব্যবস্থাপনায় স্বচ্ছতা ও জবাবদিহি নিশ্চিত করতে ‘ইন্টিগ্রেটেড হল ম্যানেজমেন্ট সফটওয়্যার’ চালু করেছে রাজশাহী প্রকৌশল ও প্রযুক্তি বিশ্ববিদ্যালয় (রুয়েট)।

সোমবার (৩১ আগস্ট) দুপুরে বিশ্ববিদ্যালয়ের উপাচার্য অধ্যাপক ড. এস এস আব্দুর রাজ্জাক ওয়েবভিত্তিক এই ইন্টিগ্রেটেড অটোমেশন সিস্টেমের উদ্বোধন করেন। এ সময় উপ-উপাচার্য অধ্যাপক ড. মো. আখতার হোসেনসহ বিভিন্ন অনুষদের ডিন, শিক্ষক ও শিক্ষার্থীরা উপস্থিত ছিলেন।

রুয়েটের আবাসিক হলগুলোর সার্বিক কার্যক্রম ডিজিটাল প্ল্যাটফর্মের আওতায় আনতে এই সফটওয়্যার তৈরি করা হয়েছে। এর ফলে হল ব্যবস্থাপনায় প্রচলিত ম্যানুয়াল ও কাগজনির্ভর কার্যক্রম ধীরে ধীরে বন্ধ হবে। একই সঙ্গে সফটওয়্যারটি বিশ্ববিদ্যালয়ের বিদ্যমান একাডেমিক রেজিস্ট্রেশন সিস্টেমের সঙ্গে সমন্বিতভাবে কাজ করবে।

বর্তমানে রুয়েটের আবাসিক হলগুলোতে ফি আদায়, বকেয়া ছাড়পত্র, ডাইনিং কুপন বিতরণ, সম্পদের হিসাব সংরক্ষণ এবং কর্মচারীদের বেতন দেওয়ার মতো বিভিন্ন কার্যক্রম ম্যানুয়ালি পরিচালিত হয়। এতে শিক্ষার্থী ও হল কর্মচারীদের সশরীরে কাউন্টারে উপস্থিত হতে হয়। পাশাপাশি হল পর্যায়ে নগদ অর্থ লেনদেনের পরিমাণও বেশি। ফলে হলের আর্থিক ও সম্পদ ব্যবস্থাপনার সমন্বিত তথ্য তাৎক্ষণিকভাবে পাওয়া প্রশাসনের জন্য কঠিন হয়ে পড়ে।

নতুন সফটওয়্যারের মাধ্যমে এসব সমস্যা অনেকটাই কমবে বলে জানিয়েছে বিশ্ববিদ্যালয় কর্তৃপক্ষ। এতে শিক্ষার্থীরা স্টুডেন্ট পোর্টালের মাধ্যমে কাউন্টার বা ব্যাংকে না গিয়েই হলের ফি, সিট ভাড়া, ডাইনিং চার্জ ও রেজিস্ট্রেশন ফি পরিশোধ করতে পারবেন। বিকাশ, নগদ, রকেট, ডেবিট ও ক্রেডিট কার্ড এবং ইন্টারনেট ব্যাংকিংয়ের মাধ্যমে অর্থ পরিশোধের সুযোগ থাকবে। পেমেন্টের পর স্বয়ংক্রিয়ভাবে ডিজিটাল মানি রিসিটও পাওয়া যাবে।

সফটওয়্যারটির সঙ্গে কোর্স রেজিস্ট্রেশনের বিষয়টিও যুক্ত থাকবে। কোনো শিক্ষার্থীর হলের বকেয়া থাকলে কোর্স রেজিস্ট্রেশনের সময় স্বয়ংক্রিয়ভাবে তা শনাক্ত হবে। বকেয়া থাকলে সফটওয়্যারে তা পরিশোধের জন্য সরাসরি লিংক দেখানো হবে। তবে কোনো শিক্ষার্থীর প্রকৃত অসুবিধা থাকলে প্রভোস্টরা শর্তসাপেক্ষে নির্ধারিত সময় বাড়ানোর সুযোগ পাবেন।

ডাইনিং ব্যবস্থাপনাতেও আসছে ডিজিটাল পরিবর্তন। কাগজের কুপনের পরিবর্তে কিউআর কোড বা ডায়নামিক ডিজিটাল টোকেন ব্যবহারের ব্যবস্থা থাকবে। ডাইনিংয়ে ডিভাইস বা অ্যাপের মাধ্যমে টোকেন স্ক্যান করে খাবার গ্রহণের বিষয়টি যাচাই করা হবে। এতে টোকেন পুনরায় ব্যবহার, নকল বা হস্তান্তরের সুযোগ কমবে। পাশাপাশি ডাইনিংয়ের রাজস্ব ফাঁকি ও খাবারের অপচয়ও কমানো সম্ভব হবে বলে আশা করা হচ্ছে।

এ ছাড়া প্রভোস্টদের জন্য থাকবে পৃথক ড্যাশবোর্ড ও সম্পদ ব্যবস্থাপনা সুবিধা। হলের আসবাবপত্র, ইলেকট্রনিক সরঞ্জাম, জেনারেটর, পানির পাম্পসহ বিভিন্ন সম্পদের ডিজিটাল ইনভেন্টরি সংরক্ষণ করা হবে। প্রভোস্টরা যেকোনো ডিভাইস থেকে এসব সম্পদের বর্তমান অবস্থা দেখতে পারবেন। পাশাপাশি রক্ষণাবেক্ষণের প্রয়োজন হলে অনলাইনে সেবা গ্রহণের আবেদন করা এবং সেটির অগ্রগতি ট্র্যাক করার সুবিধাও থাকবে।

সফটওয়্যারের আরেকটি গুরুত্বপূর্ণ অংশ হলো স্বয়ংক্রিয় বেতন ব্যবস্থা। স্থায়ী, চুক্তিভিত্তিক ও দৈনিকভিত্তিক হল কর্মচারীদের হাজিরা, ছুটি ও বেতন প্রস্তুতের কার্যক্রম ডিজিটালভাবে পরিচালিত হবে। বেতন বিল ও পে-স্লিপ তৈরি থেকে শুরু করে ব্যাংকের মাধ্যমে সরাসরি বেতন প্রদানের ব্যবস্থাও থাকবে।

এ ছাড়া মেধা ও নির্ধারিত মানদণ্ডের ভিত্তিতে হলের সিট বরাদ্দ, শিক্ষার্থীদের পূর্ণাঙ্গ প্রোফাইল সংরক্ষণ, মোবাইল নোটিফিকেশন, ডিজিটাল নোটিশ বোর্ড এবং অভিযোগ ট্র্যাকিংয়ের সুবিধাও যুক্ত থাকবে।

বিশ্ববিদ্যালয় কর্তৃপক্ষের আশা, এই উদ্যোগ বাস্তবায়নের মাধ্যমে হল ব্যবস্থাপনায় আর্থিক স্বচ্ছতা ও জবাবদিহি বাড়বে। একই সঙ্গে নিরীক্ষা কার্যক্রম সহজ হবে এবং হল পর্যায়ে নগদ অর্থ লেনদেনের ঝুঁকি উল্লেখযোগ্যভাবে কমে আসবে। অন্যদিকে শিক্ষার্থীরা যেকোনো স্থান থেকে যেকোনো সময় প্রয়োজনীয় ফি পরিশোধ করতে পারবেন। এতে কাউন্টারে দীর্ঘ সময় লাইনে দাঁড়িয়ে থাকার ভোগান্তিও কমবে।